Amos
Adjoint·e administratif·ve
Date de publication : 19-09-2026
Postulez avant : 19-11-2026
Description de l'entreprise
Les Immeubles Quatro est une entreprise de gestion immobilière résidentielle établie en Abitibi-Témiscamingue, qui offre ses services à Amos, Val-d'Or et Rouyn-Noranda. Elle gère des immeubles locatifs et met l'accent sur un service humain et structuré auprès de ses locataires, notamment les nouveaux arrivants dans la région. Ses opérations reposent sur des outils technologiques éprouvés (Yardi Voyager, RentCafe, MaintenanceIQ), qui permettent d'offrir un service fluide et efficace. L'équipe de direction, composée d'une vice-présidente exécutive et chef des opérations et d'un chef de la direction, soutient une équipe en croissance. L'entreprise mise sur la formation interne et les possibilités d'évolution.Description du poste
Résumé du poste
L’adjointe administrative soutient l’équipe de direction dans les opérations administratives, informatiques et organisationnelles de l’entreprise. Elle contribue à la gestion des données, au soutien des systèmes informatiques internes, à l’accompagnement des locataires et nouveaux arrivants, ainsi qu’au suivi de divers indicateurs de performance. Elle joue un rôle clé dans la fluidité des opérations et la qualité du service offert.
Responsabilités principales - Administration et soutien organisationnel
-Effectuer l’entrée, la mise à jour et la validation de données dans les systèmes internes
-Classer, numériser et archiver les documents administratifs et légaux
-Gérer le courrier entrant et sortant
-Soutenir la DGA dans diverses tâches administratives et de conformité
-Maintenir l’inventaire du matériel de bureau et veiller à la propreté des espaces administratifs
-Soutien informatique et logiciels
Offrir un soutien de premier niveau pour les outils informatiques utilisés par l’entreprise :
-Yardi Voyager
-RentCafe
-MaintenanceIQ
-ClickUp
-Microsoft (Word, Excel, Outlook)
-Aider à la création de guides simples et procédures internes
-Soutenir l’intégration des nouveaux employés sur les outils numériques
-Soutien aux locataires et nouveaux arrivants
Expliquer les procédures administratives aux locataires, incluant :
-Fonctionnement des baux du Québec
-Méthodes de paiement via RentCafe
-Dépôt de demandes de maintenance via MaintenanceIQ
-Procédures de base (avis, demandes, communications)
-Offrir un accompagnement humain, clair et structuré, particulièrement auprès des nouveaux arrivants ou des personnes vulnérables
-Communiquer en français (anglais et espagnol sont un bon atout)
-Suivi et rapports
-Compiler et transmettre à la DGA des KPI hebdomadaires (occupation, demandes, délais, etc.)
-Assurer un suivi administratif de certains dossiers spécifiques selon les priorités
Exigences
Oui
-Diplôme d’études secondaires complété
-Bonne maîtrise du français parlé et écrit
-Connaissances de base en informatique
-Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels
-Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
-Aisance avec le public et excellente communication interpersonnelle
-Espagnol et anglais : atouts importants (Notre clientèle locative se diversifie de plus en plus. Nous accueillons un nombre croissant de nouveaux arrivants, dont plusieurs sont anglophones ou hispanophones et ne maîtrisent pas encore le français. Pour ces personnes, la location d'un logement est souvent l'une des toutes premières démarches administratives qu'elles font au Québec. Le fonctionnement des baux, les avis, les modes de paiement et les demandes de maintenance sont des notions nouvelles pour elles, et une barrière linguistique peut rendre ces démarches source de confusion, d'erreurs et de stress.Le rôle principal de ce poste est justement d'accompagner ces locataires et de leur expliquer clairement nos procédures. Pouvoir le faire dans leur langue, ou dans une langue qu'elles comprennent, améliore la qualité de l'accompagnement. Cela réduit aussi les incompréhensions, les retards de paiement et les demandes répétées, et favorise leur intégration et leur sentiment de sécurité dans leur nouveau milieu de vie.À cela s'ajoute une réalité opérationnelle. Une partie de nos systèmes informatiques est en anglais, notamment nos plateformes de gestion immobilière et de service aux locataires. La personne qui occupe ce poste doit donc comprendre l'interface et la terminologie de ces outils pour offrir un soutien technique de premier niveau, créer des guides internes et aider les locataires et les nouveaux employés à s'y retrouver. La maîtrise de l'anglais et de l'espagnol est donc directement liée aux besoins de notre clientèle et au fonctionnement quotidien de l'entreprise. Même si le français demeure la langue de travail principale, ces langues peuvent être des atouts importants pour remplir efficacement les fonctions du poste.)
Conditions
Horaire de travail flexible, de jour.
40h/semaine
En présentiel
Poste à temps plein
Environnement professionnel structuré
Formation offerte à l’interne
Possibilités d’évolution selon les besoins organisationnels
Statut d’emploi : Permanent
Occupation : Temps plein
Avantages :
-Assurance Dentaire
-Assurance Maladie Complémentaire
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Pour postuler
Personne contact : Mélissa Plante
mplante@immeublesquatro.ca