Technicien·ne en administration à la direction des études

Description de l'entreprise

Collège d'enseignement supérieur

Adresse

425, boul. du Collège
Rouyn-Noranda (Qc.) J9X 5E5

Téléphone : 819 762-0931

AFFICHAGE EXTERNE B-25-2026
TECHNICIENNE OU TECHNICIEN EN ADMINISTRATION À LA DIRECTION DES ÉTUDES
PERSONNEL DE SOUTIEN TECHNIQUE
POSTE
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Ouverture d’un poste régulier à temps complet.

Nom du supérieur immédiat
Mme Isabelle Cloutier, directrice des études.

Principales fonctions
Conformément au plan de classification du personnel de soutien, le rôle principal et habituel de cette personne consiste à effectuer des travaux techniques à caractère administratif notamment dans les domaines de l’organisation scolaire et des activités pédagogiques. Elle assure le suivi de dossiers administratifs complexes nécessitant de l’autonomie, de la rigueur et une excellente capacité d’analyse.

De manière plus précise, les fonctions sont :

Organisation scolaire et activités pédagogiques
• Participer à la préparation, à l’opérationnalisation et au suivi des horaires d’enseignement et d’examens ;
• Effectuer les opérations liées à la réservation des locaux pédagogiques ;
• Participer aux calculs relatifs à la charge et à l’allocation du personnel enseignant ;
• Collaborer aux prévisions de clientèle et aux activités d’organisation scolaire ;
• Assurer la programmation et la mise à jour des gabarits dans Clara ;
• Effectuer le téléchargement, la validation et la mise à jour de données entre différentes applications institutionnelles ;
• Contribuer à l’analyse et au suivi des problématiques opérationnelles liées aux systèmes et applications utilisées par la Direction des études ;
• Réaliser les étapes logistiques liées aux dossiers de la réussite, de la recherche, de l’assurance qualité et de l’évaluation des enseignements à l’aide de Clara, Omnivox, Teams et autres outils numériques ;
• Participer à l’organisation de diverses activités et événements pédagogiques ;

Gestion administrative et soutien technique aux gestionnaires
• Assembler, structurer et assurer la conformité des dossiers requis pour les analyses et les prises de décision ;
• Élaborer des échéanciers, coordonner et assurer le suivi des rencontres avec les départements et services concernés ;
• Compiler, analyser, traiter et mettre en forme l’information administrative requise ;
• Produire divers rapports, documents, tableaux de bord, statistiques et présentations visuelles ;
• Rédiger des notes de service, correspondances, comptes rendus et autres documents administratifs;
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux départements et aux programmes comme les grilles de cours, les plans de cours, les plans de travail, les bilans et autres documents institutionnels ;
• Tenir à jour les bases de données administratives, les procéduriers et les échéanciers de la Direction des études ;
• Participer à l’amélioration, à la standardisation et à l’automatisation des processus administratifs ;
• Offrir un soutien technique aux projets de développement et activités courantes de la Direction des études.

Gestion financière et budgétaire
• Participer à la planification et au suivi de certains budgets de la Direction des études ;
• Effectuer le suivi des contrats et des ententes de services ;
• Assurer la conformité des notes de frais et remboursements en provenance des différents départements ;
• Participer aux achats d’équipements, de fournitures et de matériel de bureau ;
• Recueillir, vérifier et analyser des données financières en lien avec les activités de la DÉ.

Niveau d'éducation requis

Expériences et compétences recherchés

Conditions spécifiques: